16 مورد از ترفند های جیمیل که احتمالا از آن بی خبرید!
به گزارش مجله عکسفا، این روزها Gmail هواداران بسیاری پیدا نموده و بیشتر افراد از آن به عنوان ایمیل اصلی خود استفاده می نمایند. اگر شما هم یکی از کاربران جیمیل باشید، احتمالا هر روز از آن استفاده می کنید. اما اگر پس از ساخت جیمیل و استفاده از کاربردهای روزمره آن می خواهید بیشترین بهره وری را از ایمیل خود داشته باشید احتیاج به فراگیری ترفند های جیمیل دارید.
در این مقاله، می توانید 16 ترفند کمتر شناخته شده از Gmail را فرابگیرید!
ترفندهای جیمیل
1. لغو ارسال یک ایمیل ارسال شده
این روزها تجربه اثبات نموده که بروز اشتباه در ایمیل بسیار شایع است. طبق یک نظرسنجی رسمی معین شده است که حدود 32 درصد از مردم، ایمیل را اشتباه ارسال می نمایند.
ممکن است ارسال اشتباه یک ایمیل، اطلاعات محرمانه شما را افشا کند! این امر می تواند موقعیت حرفه ای شما را به خطر بیاندازد و یا حتی باعث گردد شغلتان را از دست بدهید.
Gmail با در نظر دریافت این خطرات، برای جلوگیری از این مشکل یک ویژگی ایجاد نموده است. با استفاده از آن شما می توانید تا 30 ثانیه، ایمیل ارسال شده را لغو ارسال کنید.
برای انجام این کار، به سادگی به صفحه settings حساب کاربری Gmail خود بروید. دکمه Undo Send را فعال کنید و مقدار cancellation period را مطابق میل خود تنظیم کنید. تصویر زیر در درک بهتر این کار به شما یاری خواهد نمود.
2. دریافت تمامی ایمیل ها در یک نوار (tab)
بعضی از افراد از مشاهده ایمیل های خود در چندین نوار مختلف بیزارند! آیا شما هم یکی از آن افراد هستید؟
این هک به شما یاری می نماید که این مشکل را حل کنید. با این روش تمام ایمیل های شما صرف نظر از دسته بندیشان، به طور منظم در صندوق اصلی ایمیل شما قرار خواهد گرفت.
برای رسیدن به این هدف، به سادگی به تنظیمات (Gmail (setting خود بروید و روی نوار Inbox کلیک کنید. حال می توانید تیک قسمت promotional و social را بردارید. اکنون تمام ایمیل های شما در یک مکان قرار می گیرند.
تصویر زیر شما را در انجام این مرحله یاری خواهد نمود:
3. داشتن نوار های بیشتر در Inbox
این مورد برخلاف مورد قبلی است. بعضی ترجیح می دهند که ایمیل های خود را با توجه به موضوعات دسته بندی نمایند.
اکنون Gmail از قابلیت هایی برخوردار است که باعث می گردد ایمیل ها به صورت اتوماتیک دسته بندی شوند. بنابراین ایمیل ها به طور اتوماتیک با توجه به موضوعاتشان به نوار های جدید منتقل می شوند. این خاصیت Gmail به شما یاری می نمایند بر روی ایمیل های مهم تمرکز کنید.
4. ویژگی خود تخریبی در ایمیل ها
جیمیل یک اسکریپت نرم افزاری سفارشی ایجاد نموده است که دارای ویژگی خود تخریبی است. با استفاده از آن می توانید به پست الکترونیکی خود، یک تایمر اضافه کنید. بنابراین ایمیل های مربوطه پس از یک دوره زمانی معین، از بین خواهد رفت.
از این مورد از ترفندهای جیمیل می توانید برای زمانی استفاده کنید که یک ایمیل محرمانه فرستاده اید. با فعالسازی این قابلیت، ایمیل سرّی شما قابل فوروارد کردن نخواهد بود و پس از زمانی که برای آن مشخص نموده اید از بین می رود.
برای انجام این کار، قبل از ارسال ایمیل، بر روی آیکون قفل در کنار دکمه ارسال کلیک نمایید. یک tab جدید به نام Confidential mode با گزینه Set Expiration باز می گردد. در اینجا می توانید تغییرات لازم را انجام دهید.
تصویر زیر نحوه فعالسازی این ویژگی را نشان می دهد.
5. ارسال ایمیل ها با استفاده از کد تایید
گزینه Confidential mode که در خصوص قبلی نیز در خصوص آن صحبت کردیم، به شما اجازه می دهد تا یک ایمیل را با کد تایید ارسال کنید. یعنی ایمیل را با یک کد تایید که به وسیله پیغامک به گیرنده ارسال می گردد، بفرستید.
این مورد باعث می گردد که امنیت پست الکترونیکی شما یک درجه بالاتر رود؛ چرا که با استفاده از این ویژگی، از این که ایمیل تنها توسط گیرنده مورد نظر شما قابل خواندن است، اطمینان می یابید.
6. جایگزین های کیبورد
اگر از لپ تاپ یا نسخه دسکتاپ جیمیل برای چک کردن ایمیل های خود استفاده می کنید، برای افزایش بهره وری می توانید از کلیدهای میانبر موجود در صفحه کلید خود استفاده کنید.
برای خواندن پیغام بعدی از کلید N و برای خواندن پیغام قبلی از دکمه P روی کیبورد می توانید استفاده نمایید؛ همچنین با نگه داشتن Ctrl + Enter م توانید پیغام متنی خود را بفرستید.
برای استفاده از گزینه های صفحه کلید، باید مانند تصویر زیر آن را در تنظیمات Gmail خود فعال کنید.
7. تراکم نمایش صندوق ورودی
اگر معمولا ایمیل های زیادی دریافت نمی کنید، به شما توصیه می گردد که چگالی صفحه نمایش Inbox جیمیل خود را کم کنید.
این قابلیت از این نظر اهمیت دارد که باعث می گردد تنها بخش مهمی از ایمیل خود را مرور کنید.
8. گزینه Reply all
گاهی اوقات که در حال ارسال پاسخ به چندین گیرنده هستیم، فراموش می کنیم که گزینه Reply all را انتخاب کنیم.
خوشبختانه Gmail راه حلی برای این مشکل پیدا نموده است. کافی است روی تنظیمات کلیک کنید و به نوار general بروید. صفحه را به پایین اسکرول کنید تا به Default Reply Behaviour برسید، سپس گزینه Reply all را تیک بزنید.
از این پس هنگامی که با چندین گیرنده صحبت می کنید، گزینه Reply all به طور پیش فرض برایتان فعال خواهد بود.
9. نمایش حداکثر تعداد ایمیل ها در هر صفحه
اگر تعداد زیادی ایمیل در یک روز دریافت می کنید، پیشنهاد می دهیم این ویژگی از ترفند های جیمیل را آنالیز کنید.
این گزینه به شما توانایی دسترسی به تعداد بیشتری از پیغام ها در هر صفحه را می دهد. برای فعال سازی آن، به تنظیمات بروید، روی نوار General کلیک کنید و صفحه را اسکرول کنید تا به Maximum page size برسید. اکنون می توانید تعداد پیغام هایی که می خواهید در هر صفحه ببینید را انتخاب کنید. برای درک بهتر شما را به تصویر زیر ارجاع می دهیم:
10. تبدیل به نمایش کلاسیک
اگر هوادار جیمیل کلاسیک هستید، این مورد می تواند برای شما مفید باشد.
برای جلوگیری از نمایش thread و نمایش مکالمات به صورت قدیمی، تنها کافی است که مراحل زیر را دنبال کنید:
در تنظیمات، به نوار General بروید و صفحه را اسکرول کنید تا به Conversion View برسید و گزینه conversion view off را انتخاب کنید.
11. هشدار اطلاع رسانی دسکتاپ
اگر با ایمیل های خود زندگی می کنید، این مورد از ترفند های جیمیل برایتان یک انتخاب عالی است! می توانید به سادگی یک extension گوگل کروم برای اعلان هایتان اضافه کنید. یا اینکه جهت Settings > General > Desktop Notification را در Gmail خود دنبال کنید، سپس Desktop Notification را On کنید. در این صورت اگر ایمیل برایتان بیاید، شما خبردار می شوید. تصویر زیر در تنظیم کردن این قابلیت به شما یاری می نماید:
12. جست و جوی پیشرفته از ترفندهای جیمیل
این نمونه از ترفند های جیمیل یکی از ویژگی های مورد علاقه اکثریت افراد است. اگر از امکان جستجوی معمولی برای Gmail خود استفاده می کنید، با وجود تعداد زیادی ایمیل در صندوق ورودی، یافتن اطلاعات خاص سخت خواهد بود. بنابراین در این مواقع احتیاج به جست و جوی پیشرفته احساس می گردد.
با استفاده از این ویژگی می توانید از فیلترهای مفیدی که در عکس زیر نشان داده شده است استفاده کنید تا بین صدها ایمیل، به دنبال پیغام خاصی بگردید.
13. افزودن فایل های گوگل درایو
اگر می خواهید فایل بزرگی را ارسال کنید که قبلا در Google Drive آپلود نموده اید، دیگر مشکل آپلود دوباره نخواهید داشت. به تازگی جیمیل با گوگل درایو یکپارچه شده است. از این رو می توانید فایل های Google Drive را به عنوان attachment به ایمیل خود وارد کنید.
به سادگی بر روی آیکون Google Drive در پنجره نمایش داده شده کلیک کنید. این مورد از ترفندهای جیمیل فایل شما را به عنوان یک attachment یا لینک به صورت زیر نشان خواهد داد:
14. منوی کلیک راست
در نسخه کلاسیک Gmail، خبری از خصوصیت کلیک راست نبود! اما حالا اگر بر روی پیغام های خود کلیک راست کنید، می توانید به طور مستقیم در صفحه Inbox، از گزینه های زیر بهره مند شوید:
- علامت گذاری به عنوان پیغام خوانده نشده
- آرشیو کردن پیغام
- حذف پیغام
15. جوابگوی اتوماتیک
آیا راهی به سفر هستید و به Gmail خود دسترسی ندارید؟ آیا فرصت ندارید به ایمیل های خود پاسخ دهید؟
از یکی از ترفند های جیمیل یعنی گزینه پاسخ دهی اتوماتیک جیمیل استفاده نمایید. شما می توانید پیغامی را که می خواهید به طور اتوماتیک به افراد ارسال کنید، سفارشی کنید. برای فعال سازی آن به تنظیمات بروید، روی نوار General کلیک کنید و صفحه را به پایین بکشید تا به vacation responder برسید.
16. ریکاوری حساب Gmail
بسیاری از افراد روزانه چندین ایمیل دریافت می نمایند که خطر هک شدن حساب جیمیلشان را دارد. بنابراین برای حفظ امنیت حسابتان، گزینه های ریکاوری Gmail خود را به روز رسانی کنید. این ویژگی هنگامی که رمز عبور خود را فراموش نموده اید یا حساب شما هک شده است، به یاری شما خواهد آمد.
تنها ضروری است در زمان ورود به حساب خود، به چند سوال پاسخ دهید.
هشدار: به این دلیل که حتما باید پاسخ سوال ها را به یاد داشته باشید؛ سوال هایی را انتخاب کنید که هرگز پاسخ آنها را فراموش نخواهید کرد!
سخن آخر
اگر مدت زمان قابل توجهی در Gmail صرف می کنید، مطمئنا این مقاله و آشنایی با ترفند های جیمیل تجربه بهتری از کاربری آن برایتان به ارمغان می آورد.
پیشنهاد می کنیم در دنیای سراسر تکنولوژی امروزه: مطلب شرایط و چگونگی دریافت تیک آبی در اینستاگرام را نیز مطالعه کنید. می توانید نظرات خود را به وسیله ارسال پیغام با ما به اشتراک بگدارید.
منبع: مجله انگیزه